Deine Vorlage für digitale Retrospektiven

Lernen aus Erfolg – und Lernen aus Fehlern. Das ist für Personaler immer ein wichtiges Anliegen. Die Methode Retrospektive ist genau dafür perfekt geeignet: Zurückblicken, was passiert ist, um für die Zukunft zu lernen. Doch vielleicht erschlägt dich auch die Vielzahl verschiedener Varianten? Wir stellen dir heute zwei Methoden für digitale Retrospektiven vor, die immer funktionieren!

Wie funktioniert eine gute Retrospektive?

Wichtig: Bei einer Retrospektive geht's immer um das "Zurückblicken auf Vergangenes" (retrospetiv = rückblickend). Das heißt auch: Konkrete Lösungen sind nicht Ziel einer Retrospektive. Viele kennen Retrospektiven aus dem Scrum-Modell, das ursprünglich in der Software-Entwicklung eingesetzt wurde.

Inzwischen setzen im Berufsalltag Personaler aus allen Bereichen auf ein Retrospektive-Meeting, um ein gemeinsames Bild von einer bestimmten Situation oder einem längeren Projekt zu bekommen. Und daraus zu lernen, was zukünftig genauso, anders oder gar nicht mehr getan werden sollte.

Das ist bei jeder Retrospektive enorm wichtig:

• Eine gute Moderation
• Ein harter Timekeeper
• Klare Kommunikation: Worauf genau soll zurück geblickt werden?
• Fokus auf Beobachtung statt auf Problemlösung

Wie gut funktionieren Retrospektiven digital? Ganz einfach!

Nicht erst seit 2020 arbeiten wir bei blink.it vermehrt digital bzw. remote. Klar, nicht alles lässt sich 1:1 online umsetzen. Doch gerade die Retrospektive ist eine Methode, die wirklich problemlos digital funktioniert. Die New-Work-Experten bei AllesRoger haben dazu einen tollen Artikel geschrieben: So führst du eure Retrospektiven online durch. Sie empfehlen die Tools whiteboard.com oder mural.co, um effizient digital zusammen zu arbeiten.

Wir bei blink.it verwenden als Tool für digitale Retrospektiven ganz einfach Google Docs. Das funktioniert dann so:

1. Der oder die ModeratorIn legt im Vorfeld ein Dokument in Google Drive an.
2. Alle Beteiligten machen sich vorher Gedanken zu den Kategorien – das spart Zeit im Meeting.
3. Während des Meetings füllen dann alle der Reihe nach ihre Stichpunkte in dem angelegten Doc aus (idealerweise per copy & paste) – und erklären sie ganz knapp.

Die Retrospektive ist eine Methode, die wunderbar "online-only" funktioniert. Idealerweise sind alle Teilnehmenden vorbereitet und können so reihum ihre Punkte kurz vorstellen.

(Viel zu viele) Verschiedene Varianten der Retrospektive

Okay, der Sinn von Retrospektiven ist dir vermutlich klar. Doch suchst du im Internet nach dem Stichwort "Retrospektive", wirst du mindestens zehn verschiedene Varianten dazu finden. Hier sind mal ein paar Beispiele:

• Start-Stop-Keep/Continue
• Mad-Sad-Glad
• PMI: Plus-Minus-Interesting
• Starfish
• Timeline
• Anchors and Engine
• KALM: Keep-Add-Less-More

Hilfe, viel zu viel Auswahl! Welche Art der Retrospektive ist nun für dich und dein Team geeignet? Ganz ehrlich: Es macht keinen großen Unterschied – sie alle helfen dabei, das Wesentliche von Geschehenem herauszustellen. Und doch musst du dich entscheiden, deshalb stellen wir dir im Folgenden zwei sehr unterschiedliche Retrospektiven vor, die sich für uns bewährt haben:

1. Start-Stop-Keep: Die zukunftsgewandte Retrospektive
2. Worüber will ich reden? - Die “fokussierte” Retrospektive

Wann empfehlen wir welche Methode und warum? Das erfährst du jetzt!

1. Start - Stop - Keep: Die “zukunftsgewandte” Retrospektive

So funktioniert Start-Stop-Keep

Alle Beteiligten beantworten die folgenden Kategorien:

• Start: Was soll zukünftig neu gemacht werden?
• Stop: Was soll zukünftig unterlassen werden?
• Keep / Continue: Was soll zukünftig fortgesetzt werden?

Damit ist die Start-Stop-Keep-Methode keine typische Retrospektive: Denn du beurteilst zwar aufgrund dessen, was zurück liegt – aber sehr auf die Zukunft fokussiert. Die TU Berlin hat eine PDF-Vorlage für Start-Stop-Continue, die du verwenden kannst.

Vorteile von Start-Stop-Keep

Die Kategorien sind sehr klar und dadurch meist einfach zu beantworten. So kann mit der Methode schnell herausgearbeitet werden, wie die Reise weiter geht.

Beispiele: Wann nutzen wir Start-Stop-Keep?

Die Methode ist toll bei wiederkehrenden Meetings, ohne konkreten Auslöser. In der Regel ist also kein hohes Konfliktpotenzial da. Wir bei blink.it nutzen Start-Stop-Keep vor allem bei unseren Quartals-Meetings zwischen (einem) Mitarbeitenden + Führungskraft – den One-on-Ones.

2. Worüber will ich reden? – Die “fokussierte” Retrospektive

So funktioniert die fokussierte Retrospektive

Die Kategorien bei dieser Variante der Retrospektive lauten:

• Was ist passiert?
• Was war gut?
• Was war schlecht?
• Worüber will ich reden?

Das sieht dann beispielsweise so aus:

Vorteile der fokussierten Retrospektive

Der ultimative Vorteil, warum wir bei blink.it diese Art von Retrospektive bevorzugen: Der Gesprächsbedarf wird besonders klar herausgearbeitet. Bei vielen anderen Retrospektiven geht es allein um ein Sammeln von verschiedenen Sichtweisen. Das passiert hier auch, allerdings wird die restliche Zeit für eine Diskussion über die brennendsten Punkte genutzt – mit strikter Zeitvorgabe, um effizient zu bleiben! Eben voller Fokus auf den größten Gesprächsbedarf.

Beispiele: Wann nutzen wir die fokussierte Retrospektive?

Grundsätzlich ist die "fokussierte" Retrospektive für sehr viele Einsatzzwecke geeignet. Wir empfehlen sie bei allen Situationen, in denen mindestens ein Beteiligter das Gefühl hat, dass Redebedarf besteht – und ihr genau herausarbeiten wollt, worüber. Also beispielsweise:

• Bei Projekten, die über mehrere Monate verlaufen (zwischendurch und/oder am Ende)
• Nach Situationen, die emotionsgeladen waren
• Nach der Einführung neuer Methoden oder Tools

5 Tipps: Noch mehr Effizienz bei (digitalen) Retrospektiven

Das waren unsere zwei Top-Retrospektiven, die sich inzwischen mehr als bewährt haben. Und beide funktionieren einwandfrei digital! Zum Abschluss möchten wir auf all unsere Retrospektiven zurück blicken und unsere 5 größten Erkenntnisse vorstellen:

• Erstelle eine Vorlage, die immer wieder verwendet werden kann.
• Überlege dir gut, ob die Beteiligten sich vorbereiten sollen – für uns hat sich das meist bewährt.
• Beginne nicht mit dem Negativen: “Was lief schlecht” sollte die letzte Kategorie sein.
• Sei ein harter Timekeeper: Lass Diskussionen nicht ausufern.
• Zuviel Gesprächsbedarf? Verlagere Lösungsvorschläge in ein neues Meeting.

... Damit du aus unseren Fehlern lernen kannst und direkt mit effizienten und fokussierten Retros startest! 😎