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blink.it: So gelingt die perfekte Meetingvorbereitung im Online-Kurs
4 Min. Lesezeit

So gelingt die perfekte Meetingvorbereitung im Online-Kurs

Laura Evers
Mi, 22.07.2020

Ob vor Ort oder digital: Meetings gehören fest zum Alltag in den meisten Unternehmen. Mit einer perfekten Vorbereitung werden Meetings jedoch vom “ungeliebten Muss” zum “ergiebigen Event”. Wie dir die perfekte Meetingvorbereitung mit blink.it gelingt, zeigen wir an einem Praxisbeispiel:

Laut Umfragen verbringt jeder Arbeitnehmer 4,5 Stunden pro Woche in Besprechungen. Nicht nur, dass das enorm viel Zeit ist (wer schonmal in einem unproduktiven 2-Stunden-Meeting saß, weiß genau, was “viel Zeit” bedeutet). Oft werden Meetings auch nicht richtig vorbereitet.

Mit steigender Teilnehmerzahl, Komplexität und Dauer wird die Vorbereitung immer wichtiger: Meetings können nur dann produktiv sein, wenn alle Teilnehmer im Vorfeld gut vorbereitet sind und einen guten Beitrag leisten können. Funktioniert das nicht, ist nicht nur die Arbeitszeit einer Person verschwendet. Im Zweifel sind es viele Stunden von mehreren Teilnehmern.

Eine Online-Vorbereitung kann das Problem lösen! Im Folgenden erkläre ich dir, wie du mit blink.it Meetings online vorbereiten kannst und zeige dir ein aktuelles Praxisbeispiel.

  1. Warum solltest du Meetings online vorbereiten?
  2. Einblick in einen effektiven Meeting-Vorbereitungskurs
  3. Fazit: Lohnt sich der Aufwand, Meetings online vorzubereiten?

Warum solltest du Meetings online vorbereiten?

Für die Vorbereitung von Meetings nutzen die meisten Unternehmen klassische Methoden: Bei simpler Organisation reichen oft eine Agenda, persönliche Absprachen oder Rundmails. Bei komplexen Themen oder kleinen Events wird es jedoch schwieriger, Meetings richtig vorzubereiten. Konstantin von blink.it sieht einige Probleme bei klassischen Vorbereitungsmethoden:

  Spreche ich jeden Mitarbeiter einzeln an und erkläre das Format und die Aufgabe, dauert das bei mehr als 15 Personen einfach ewig! Alle Beteiligten gleichzeitig in einem Erklär-Termin zusammen zu bekommen, gestaltet sich mit vollen Kalendern auch schwierig. Also brauchte ich eine Lösung, mit der ich bei der Organisation nicht zu viel Arbeit habe und alle Mitarbeiter sich dann informieren können, wann es für sie am besten passt. Dafür ist ein blink.it-Kurs ideal.

Welche Vorteile hat blink.it für die Vorbereitung von Meetings?

  1. Auf der blink.it-Plattform hast du alle Mitarbeiter an einem Ort versammelt.
  2. Jeder kann sich flexibel informieren und vorbereiten, wenn er/sie Zeit hat.
  3. Du kannst neben reinen Text-Informationen auch Videos und wichtige Unterlagen für die Vorbereitung hochladen.
  4. In der Kursstatistik kannst du sehen, welche Mitarbeiter sich den Kurs angesehen haben. So weißt du immer, wer sich richtig vorbereitet hat.
  5. Im Kommentarbereich können Mitarbeiter Rückfragen stellen. Diese kann der Organisator dann vor dem Event oder Meeting beantworten.
  6. Über Funktionen wie den Newsletter oder den Auto-Reminder kannst du deine Mitarbeiter automatisch an die Vorbereitung erinnern.

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Im Folgenden bekommst du einen Einblick in den blink.it-Kurs, den Konstantin erstellt hat, um ein wichtiges Meeting vorzubereiten:

Exkurs: Um was für ein Meeting geht es im Beispiel?

Wir bei blink.it haben regelmäßig große Meetings mit 10 und mehr Mitarbeitern aus unterschiedlichen Teams. Eins dieser Meetings ist die “Datenparty” bei der jeder Mitarbeiter eine kleine Datenauswertung aus seinem/ihrem eigenen Arbeitsalltag für alle Kollegen aufbereitet und präsentiert.

Die Herausforderungen für Organisator Konstantin waren also:

  1. Die Organisation und Zeitplanung für alle Beteiligten klar machen.
  2. Gewährleisten, dass jeder weiß, was er/sie vorbereiten muss.
  3. Fragen im Vorhinein klären, damit das eigentliche Meeting problemlos läuft.

Einblick in einen effektiven Meeting-Vorbereitungskurs

So sieht der fertige blink.it-Kurs zur Online-Vorbereitung unseres Meetings aus:

Beispiel für einen Online-Kurs zur Vorbereitung von Meetings // Quelle: blink.it

Beispiel für einen Online-Kurs zur Vorbereitung von Meetings // Quelle: blink.it

1. Aufbau der Meeting-Vorbereitung im Online-Kurs:

  • Start: Der Vorbereitungskurs startet mit kurzen Videos von Organisator Konstantin: Das erste Video ist eine Begrüßung im Kurs (ca. 1 Minute). Im zweiten Video erklärt Konstantin das Konzept des Meetings (ca. 5 Minuten). Im dritten Video folgt die Vorbereitung (ca. 2 Minuten). Alle Videos hat Konstantin mit dem blink.it-Kit aufgenommen. Danach folgt eine Umfrage, in der sich Mitarbeiter melden können, die Hilfe brauchen. Zuletzt gibt es noch eine Video-Anleitung für die Präsentation, an der alle Mitarbeiter zur Vorbereitung arbeiten sollen.
  • Kapitel 1: Zwei kurze Videos aus früheren Meetings dienen als Beispiele, wie das Ergebnis der eigenen Vorbereitung aussehen kann.
  • Kapitel 2: Im zweiten Kapitel befinden sich Informationen für Mitarbeiter mit speziellen Aufgaben im Meeting.
  • Kapitel 3: Nach dem Meeting hat Organisator Konstantin die Aufnahmen hochgeladen. So können alle Mitarbeiter sie sich im Nachgang noch einmal anschauen.

Hier siehst du eins der kurzen Videos. Konstantin erklärt die Vorbereitung in ca. 2 Minuten:

video-konstantin-datenparty-vorbereitung

2. Umfang der Meeting-Vorbereitung

Der Vorbereitungskurs für unser Meeting hat also insgesamt nur zehn einzelne Inhalte (Blinks). Die Aufnahmen kamen erst nach dem Meeting dazu. Bei weniger komplexen Meetingformaten reichen auch weniger Blinks: Ein Einleitungsvideo, eine Erklärung für die Vorbereitung und wichtige Unterlagen – schon hast du eine effektive Vorbereitung im Online-Kurs.

3. Zeitaufwand für die Meeting-Vorbereitung

Für die Mitarbeiter war die Online-Vorbereitung im Kurs nur ca. 15 Minuten Arbeit. Tatsächlich geht aber auch die Erstellung des Kurses schnell, berichtet Konstantin:

  Ich habe für den ganzen Kurs etwa vier Stunden gebraucht. Davon waren etwa zwei Stunden Videodreh für die vier Videos. Ich habe mir vorher schon mein Konzept überlegt. In den vier Stunden habe ich alle Blinks angelegt und dann mit Videos und Dokumenten gefüllt. Im Nachgang habe ich nur ein paar Minuten gebraucht, um die Aufnahmen hochzuladen.

Fazit: Lohnt sich der Aufwand, Meetings online vorzubereiten?

Vier Stunden klingt vielleicht erstmal viel, um eine Besprechung vorzubereiten. Dabei solltest du aber bedenken, dass ein Meeting über zwei Stunden mit 17 Personen eher schon ein kleines Firmenevent ist. Wenn es schlecht läuft, verbrennt das insgesamt mindestens 34 Stunden Arbeitszeit. Eher mehr, wenn alle Beteiligten noch Zeit in eine schlechte Vorbereitung investiert haben. So kannst du mit einem Vorbereitungskurs die Arbeitszeit produktiver gestalten. Außerdem kannst du den Kurs zur Vorbereitung immer wieder verwenden und sparst so massiv Zeit für künftige Meetings.

Konstantin beurteilt daher den Aufwand als “absolut lohnend” – vor allem, da das Meeting nach der Vorbereitung im Online-Kurs “perfekt nach Plan verlief und alle Erwartungen der Geschäftsführung übertroffen hat”!

Meetings im blink.it-Kurs vorzubereiten lohnt sich für dich unter folgenden Voraussetzungen:

  • ab 8 oder 10 Personen (je nach Komplexität), die alle etwas vorbereiten sollen, beispielsweise eine kurze Präsentation.
  • wenn Ablauf oder Vorbereitung zu komplex sind, um sie in einer Mail oder für jeden Teilnehmer einzeln zu erklären.
  • wenn du Meetings remote durchführst, beispielsweise über Zoom, und die Aufnahmen danach online zur Verfügung stellen willst.
  • wenn Meetings oder Events regelmäßig stattfinden und die Vorbereitung nicht jedes Mal wieder erklären möchtest. Im Online-Kurs sind alle wichtigen Informationen dauerhaft sicher festgehalten!
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