Wie können sich Mitarbeiter weiterbilden, obwohl der Terminkalender voll ist? Workflow Learning integriert Lernen direkt in den Arbeitsprozess: Mitarbeiter erhalten genau dann Unterstützung, wenn sie für eine konkrete Aufgabe neues Wissen benötigen. Das können kurze Lerninhalte, Anleitungen, Videos oder auch digitale und KI-gestützte Assistenzsysteme sein. Erfahre, wie Lernen im „Moment of Need“ funktioniert und wie Unternehmen Wissen direkt am Arbeitsplatz verfügbar machen.
Regelmäßige Weiterbildung bleibt wichtig. Doch nicht jede Wissenslücke erfordert eine Schulung oder einen umfangreichen Online-Kurs. Häufig brauchen Mitarbeiter eine konkrete Information genau in dem Moment, in dem sie eine Aufgabe erledigen. Workflow Learning verbindet deshalb Lernen und Arbeiten miteinander und ermöglicht, neues Wissen unmittelbar anzuwenden.
Lernen im Moment of Need
Klassische Weiterbildungen und Workflow Learning erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Während Schulungen und Online-Kurse beispielsweise systematisch neues Wissen und neue Fähigkeiten vermitteln, unterstützt Workflow Learning Mitarbeiter direkt bei einer konkreten Aufgabe im Arbeitsprozess.
Stoßen Mitarbeiter während ihrer Tätigkeit auf eine Wissenslücke, entsteht ein „Moment of Need“. Jetzt benötigen sie möglichst schnell die passende Unterstützung, beispielsweise eine kurze Anleitung, ein Erklärvideo, eine Checkliste oder einen digitalen Assistenten. Entscheidend ist, dass die benötigte Information leicht auffindbar, verständlich und unmittelbar anwendbar ist.
Info: Der „Moment of Need“ bezeichnet einen Bedarfsmoment, in dem Mitarbeiter Wissen oder Unterstützung benötigen, um eine konkrete Aufgabe zu erledigen oder ein Problem zu lösen.
Ein Beispiel: Stell dir vor, du möchtest bei der Arbeit eine bestimmte Formel in Excel verwenden und weißt nicht mehr, wie sie funktioniert. Für diese einzelne Wissenslücke brauchst du keine Schulung, sondern eine schnelle, konkrete Antwort.
Diese Unterstützung kann heute ganz unterschiedlich aussehen: Vielleicht findest du eine kurze Anleitung in der internen Wissensdatenbank, ein Erklärvideo auf der Lernplattform oder fragst einen im Unternehmen eingesetzten KI-Assistenten. Auch sogenannte Digital-Adoption-Lösungen können Mitarbeiter direkt innerhalb einer Software Schritt für Schritt durch einen Prozess führen.
Entscheidend ist weniger das Format als der schnelle Zugang: Die passende Information sollte dort verfügbar sein, wo Mitarbeiter sie benötigen. So wird die Arbeit möglichst wenig unterbrochen und neues Wissen kann unmittelbar angewendet werden.
Workflow Learning im Unternehmen umsetzen
Wenn bestimmte Fragen oder Arbeitsschritte im Unternehmen regelmäßig auftreten, lohnt es sich, das benötigte Wissen zentral verfügbar zu machen. Dafür eignen sich beispielsweise kurze Lerneinheiten, Anleitungen, Checklisten, Videos oder Schritt-für-Schritt-Erklärungen. Umfangreichere Prozesse können zusätzlich in Online-Kursen abgebildet werden.
Eine Lernplattform kann dabei als zentraler Zugang zu relevantem Lernwissen dienen. Wichtig ist jedoch, dass Mitarbeiter benötigte Inhalte schnell finden und diese möglichst nah an der konkreten Arbeitssituation nutzen können. So wird Weiterbildung zu einem festen Bestandteil des Arbeitsprozesses statt zu einer davon getrennten Aktivität.
Digitale Lerninhalte haben den Vorteil, dass sie zentral bereitgestellt und immer wieder genutzt werden können. So lassen sich beispielsweise neue Mitarbeiter auf einen gemeinsamen Wissensstand bringen oder wiederkehrende Fragen beantworten. Wichtig ist allerdings, die Inhalte regelmäßig zu prüfen und bei veränderten Prozessen zu aktualisieren. Gerade bei häufig benötigtem Wissen lohnt sich dieser Aufwand, weil Aktualisierungen anschließend allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen.
4 zentrale Vorteile von Workflow Learning
Workflow Learning bringt Weiterbildung genau dorthin, wo neues Wissen gebraucht wird: in den Arbeitsalltag. Besonders bei konkreten Fragen, wiederkehrenden Prozessen und praktischen Aufgaben kann diese Form der Lernunterstützung klassische Weiterbildungsangebote sinnvoll ergänzen.
Zeitsparend: Mitarbeiter erhalten benötigte Informationen direkt im Arbeitsprozess und müssen nicht für jede Wissenslücke eine separate Schulung absolvieren.
Eigenverantwortliches Arbeiten: Gut zugängliches Wissen hilft Mitarbeitern dabei, viele Fragen selbstständig zu beantworten und Aufgaben sicherer zu erledigen.
Direkter Praxisbezug: Neues Wissen wird nicht auf Vorrat gelernt, sondern kann unmittelbar für eine konkrete Aufgabe eingesetzt werden.
Unterstützung beim Onboarding: Neue Mitarbeiter können Anleitungen und Lerninhalte genau dann aufrufen, wenn sie bestimmte Prozesse erstmals selbst durchführen.
Fazit
Workflow Learning macht Weiterbildung zu einem Teil der täglichen Arbeit, indem Mitarbeiter genau dann auf passendes Wissen zugreifen können, wenn sie es für eine konkrete Aufgabe benötigen.
Lernen und Arbeiten müssen keine getrennten Aktivitäten sein. Kurze Lerninhalte, Anleitungen, Videos, Wissensdatenbanken oder digitale Assistenten können Mitarbeiter direkt im „Moment of Need“ unterstützen.
Für Unternehmen bedeutet das: Wissen sollte nicht nur vermittelt, sondern leicht zugänglich und möglichst nah an der jeweiligen Arbeitssituation bereitgestellt werden. So ergänzt Workflow Learning klassische Weiterbildung und schafft einen direkten Weg vom benötigten Wissen zur praktischen Anwendung.
Häufige Fragen und Antworten
Was ist Workflow Learning?
Workflow Learning bezeichnet Lernen, das direkt in den Arbeitsprozess integriert ist. Mitarbeiter greifen auf Wissen oder Lernangebote zu, während sie eine konkrete Aufgabe erledigen und Unterstützung benötigen. Lernen und Arbeiten finden dadurch nicht mehr vollständig getrennt voneinander statt.
Was bedeutet „Moment of Need“?
Der „Moment of Need“ ist der Zeitpunkt, an dem ein Mitarbeiter für eine konkrete Aufgabe Wissen oder Unterstützung benötigt. Statt das benötigte Wissen lange im Voraus zu lernen, erhält er im Bedarfsmoment beispielsweise eine Anleitung, ein kurzes Lernmodul oder eine andere passende Hilfestellung.
Welche Inhalte eignen sich für Workflow Learning?
Besonders geeignet sind kurze und unmittelbar anwendbare Inhalte wie Anleitungen, Checklisten, Erklärvideos, Schritt-für-Schritt-Erklärungen oder kurze Lerneinheiten. Auch Wissensdatenbanken, KI-Assistenten und Digital-Adoption-Lösungen können Mitarbeiter direkt im Arbeitsprozess unterstützen.
Welche Vorteile bietet Workflow Learning für Unternehmen?
Workflow Learning ermöglicht einen schnellen Zugriff auf benötigtes Wissen, unterstützt eigenverantwortliches Arbeiten und verbindet Lernen unmittelbar mit der praktischen Anwendung. Wiederkehrende Fragen und Prozesse können zudem zentral dokumentiert und für viele Mitarbeiter verfügbar gemacht werden.
Kann Workflow Learning klassische Weiterbildungen ersetzen?
Workflow Learning ist vor allem eine Ergänzung zu klassischen Weiterbildungsformaten. Umfangreiche Schulungen und Online-Kurse eignen sich weiterhin für den systematischen Aufbau von Wissen und Fähigkeiten. Workflow Learning unterstützt Mitarbeiter dagegen besonders bei konkreten Fragen und Aufgaben im Arbeitsalltag.
