So gelingt Onboarding trotz Homeoffice: 2 Beispiele [Interview]

Neue Mitarbeiter ins Unternehmen einarbeiten ist immer eine Herausforderung. Doch nie war sie so groß wie jetzt: Viele Personalverantwortliche fragen sich, ob Onboarding auf Distanz überhaupt gelingen kann. – Ja, das ist möglich! Im Artikel berichten zwei blink.it-Kollegen, wie ihr Onboarding im Homeoffice funktioniert hat.

Die erste Phase im neuen Unternehmen ist enorm wichtig: Der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin soll sich gleich wohl fühlen. Soll alle Kollegen kennenlernen. Soll sich mit dem Unternehmen verbunden fühlen. Und vor allem so schnell wie möglich effizient arbeiten. Das sind typische Ziele, die Personalverantwortliche fürs Onboarding aufstellen. Wie aber gelingt das zu Zeiten von Social Distancing und Homeoffice?

Um diese Frage zu beantworten, möchte ich heute aus dem Nähkästchen plaudern und zeigen, wie Onbarding bei blink.it abläuft. Denn ganz klar: Als Anbieter einer Lernplattform arbeiten wir auch intern viel digital. Und wir wachsen! Für diesen Artikel habe ich deshalb zwei neue Kollegen interviewt und sie offen gefragt, wie sie ihre Einarbeitung während der Pandemie empfunden haben.

Hintergrund: Das Konzept Blended Onboarding

Blended Learning ist das beste Lernkonzept, davon sind wir überzeugt. Deshalb ist auch unser Onboarding ein Mix aus Live-Sessions und Online-Kurs: "Blended Onboarding" eben. Die Live-Sessions funktionieren als kleine Videokonferenz, ansonsten ändert sich durch Homeoffice nicht viel am Ablauf an sich.

💡 Zum Thema Blended Onboarding findest du bereits viel auf unserem Blog. Möchtest du mehr über das Konzept an sich erfahren, empfehle ich dir diesen Artikel: Digitales Onboarding – Neue Mitarbeiter im Homeoffice einarbeiten. 

Interview Nr. 1: Designerin Merve

Zur Person:
Seit Februar 2021 arbeitet Merve als Designerin für blink.it. Während der Einarbeitung war sie meist im Homeoffice.

  Hallo Merve! Du wurdest überwiegend digital eingearbeitet. Beschreibe uns bitte einmal deine Gedanken und Gefühle an den ersten Tagen deines Onboardings.

Ich hatte ein super gutes Gefühl, als ich meinen Onboarding-Plan gesehen habe. Da dachte ich sofort: Es ist alles im Griff! Da waren circa 15 Meetings mit verschiedenen Kollegen geplant. Ich fand es super, von einzelnen Abteilungen Infos zu bekommen und auch alle mal kennen zu lernen. Allerdings hatte ich auch etwas Panik wegen der Onboarding-Videos, die ich drehen sollte. Für Kollegen, die ich noch gar nicht kenne! Nach 2-3 Videos war die Panik aber weg. Und es war sehr schön zu sehen, wie die Kollegen Kommentare unter meinen Videos hinterlassen haben.

  Wie war dein Onboarding strukturiert?

Am ersten Tag war ich noch im Büro, da war nur [Geschäftsführer] Michael da.  Er hat mir den Laptop und das ganze Equipment gegeben. Mit [Recruiterin] Roxy hatte ich am ersten Tag auch ein Meeting, das fand aber virtuell statt. Ich fand es gut, am Anfang im Büro gewesen zu sein, war danach aber auch bereit fürs Homeoffice. Mein Laptop war schon gut eingerichtet und so konnte ich direkt gut arbeiten.

  Was hat dir an deinem Onboarding gut gefallen?

Mir hat gut gefallen, dass alles so strukturiert war und dass ich viele Kollegen treffen konnte – wenn auch nur virtuell. Ich hatte jeden Tag einen Termin mit meinem Mentor Michael und da konnte ich alle meine Fragen loswerden. Ohne dieses Meeting wäre ich wahrscheinlich schnell "lost" gewesen. Im Büro kannst du einfach mal einen Kollegen fragen, im Homeoffice ist das schwieriger. Was mir noch gut gefallen hat:

• Eine Session zum Thema "Werte bei blink.it". Ich hab gesehen, dass diese Werte auch gelebt werden, das fand ich sehr schön.
• Ich habe ein Zieledokument für die ersten 6 Monate ausgedruckt bekommen. Das fand ich cool, weil ich so immer im Blick hatte, was mein Fokus ist.
• Wir haben viele gute Formate wie Coffee Dates, den Diskussionsmarktplatz oder Weeklys. So fühle ich mich gut connected, obwohl ich die Kollegen nicht im Büro treffen kann.

  Was hat dir an deinem Onboarding nicht gut gefallen?

Am ersten Tag habe ich sehr viele Infos bekommen, das hat mich ein bisschen überfordert. Die Infos waren aber gut strukturiert, deswegen fand ich es am Ende nicht schlimm.

  Wie empfandest du das Onboarding speziell zu Corona-Zeiten?

Es war fast alles virtuell, aber die gute Organisation hat geholfen. Was trotzdem gefehlt hat, ist das persönliche Kennenlernen der Kollegen: Wie alt sind sie, was für Hobbies haben sie, was essen sie gern zum Mittag... So etwas beredet man nicht in Videocalls.

Interview Nr. 2: Product Manager David

Zur Person:
Seit März 2021 arbeitet David als Product Manager für blink.it. Während der Einarbeitung war er meist im Büro, dort jedoch nur mit wenigen Kollegen.

  Hallo David! Auch du wurdest überwiegend digital eingearbeitet. Beschreibe uns bitte einmal deine Gedanken und Gefühle an den ersten Tagen deines Onboardings.

Meine Erfahrung war schon vor dem Onboarding, dass remote arbeiten gut funktionieren kann, sofern sich die Beteiligten nicht quer stellen. Ich war also beim Anblick des vollen Terminkalenders am Anfang nicht abgeschreckt. Im Gegenteil – den fand ich erstmal ziemlich super, weil er eine klare Struktur fürs Onboarding gezeigt hat. Als ich dann der Flut an Informationen in den (digitalen) Terminen ausgesetzt war, war es mir dann doch etwas zu viel. Denn je differenzierter die Informationen sind, desto anstrengender wird das Meeting. Umso mehr, wenn man sich durch die Telko nicht vollständig erlebt, sondern eben nur virtuell.

  Wie war dein Onboarding strukturiert?

Ich war viel im Büro, weil ich zuhause gerade nicht gut arbeiten konnte. Meist war ich dort allein und hatte den Großteil meiner Besprechungen digital, also war es ähnlich wie im Homeoffice. Der Ablauf war sehr strukturiert. Ich hatte "Begegnungen" mit beinahe allen Kollegen aus allen Abteilungen. Die Struktur hat dabei geholfen, zu verstehen, was mich erwartet. Vor allem hat sie sichergestellt, dass das Onboarding tatsächlich gelingt.

  Was hat dir an deinem Onboarding gut gefallen?

Struktur, Hilfsbereitschaft, Arbeitsmoral, Offenheit. Ich habe mich sehr willkommen gefühlt. Egal ob jemand anwesend war oder remote – ich habe immer Unterstützung bekommen. Sehr hilfreich dabei waren regelmäßige und zeitlich knapp bemessene Q&A [Question & Answer]-Sessions und Dailys. Auch Slack und gezielte Absprachen haben mir geholfen.

  Was hat dir an deinem Onboarding nicht gut gefallen?

Das einzige war die große Anstrengung, die für die Bewältung des großen Inputs notwendig war. Das hat trotz angemessenem Zeitrahmen für eine zu hohe Auslastung direkt zu Beginn gesorgt. Ich wüsste rückblickend aber nicht, wie man das hätte besser dosieren können. Denn ganze Sessions zu verschieben wäre auch übertrieben gewesen.

  Wie empfandest du das Onboarding speziell zu Corona-Zeiten?

Es hat gut funktioniert. Ich habe es sogar ein Stück weit als angenehm empfunden, außerhalb der Besprechungen viel Zeit allein zu verbringen. So konnte ich den Input in aller Ruhe einordnen.

Fazit: Tipps für Personaler fürs Onboarding im Homeoffice

• Nimm dir Zeit, das Onboarding zu planen. Eine gute Struktur ist extrem hilfreich.
• Binde viele Kollegen in das Onboarding ein, damit diese sich untereinander kennenlernen.
• Biete ein tägliches Meeting an, in dem Platz für Fragen sind.
• Achte darauf, dass die Informationsflut an den ersten Tagen nicht zu groß wird.
• Arbeite mit Mentoren, die den neuen Kollegen von Anfang an gut begleiten.
• Mache die Ziele des Onboardings transparent.
• Sei offen für Feedback und Veränderung, falls etwas nicht so glatt läuft.