Du bist auf der Suche nach einer Training Software für dein Unternehmen? Dann hat Sales-Manager Hans-Martin Sprungk einige Tipps für dich: Welche Rahmenbedingungen solltest du klären und worauf kommt es im Gespräch mit einem Tool-Anbieter an? Die wichtigsten Punkte findest du übersichtlich in einer Checkliste zum Download!
Checkliste für Personaler: Die passende Training Software finden
Vielleicht geht's euch wie vielen Unternehmen in den letzten Jahren: Ihr möchtet mithilfe einer Training Software die interne Weiterbildung verbessern. Typischerweise lösen Personalentwickler mit der Einführung eines LMS Herausforderungen wie:
Nachhaltigkeit: Langfristiger Lernerfolg auch über das Seminar hinaus
Zentralisierung: Eine Weiterbildung für dezentrale Standorte
Transparenz: Schneller Überblick über Lernfortschritt
Doch worauf solltest du bei deiner Suche nach einer Online Training Software achten? Das haben wir Hans-Martin Sprungk gefragt: Der blink.it-Sales-Manager hat bereits mit hunderten Personalentwicklern und Trainern gesprochen und kennt gängige Abläufe und Anforderungen.
Interview: Worauf sollten Personaler bei der Suche nach Training-Software achten?
Teil 1: Die Vorbereitung deiner Suche
Hans-Martin, du bist fast täglich in Gesprächen mit Personalentwicklern. Was sind typische Fragen, die ich bei der Suche nach einer Training Software intern klären sollte?
Das kommt stark auf die Unternehmensgröße an. Große Unternehmen haben härtere Einschränkungen, etwa was Datenschutz oder den Betriebsrat angeht. In KMU gibt es in der Regel kürzere Entscheidungswege und mehr Flexibilität. Grundsätzlich solltest du mit allen wichtigen Abteilungen sprechen: Was sind Must-Haves für die Software – und was sind absolute No-Gos? Mein Tipp: Kläre vor deiner Suche ab, ob es sich bei XY um ein hartes Kriterium handelt oder ob du etwas Handlungsspielraum hast.
Und was den Use Case angeht: Was sollten Personalentwickler bei der Suche nach einer Training Software da beachten?
Typischerweise soll ein Online Trainings-Tool ja vor allem ein Problem lösen: Die Inhalte nachhaltiger machen. Da ist es natürlich wichtig, dass die Software dann auch einfach zu bedienen ist. Die tollsten Blended-Konzepte bringen dir nichts, wenn die Mitarbeiter mit dem Tool nicht klar kommen.
Ein weiterer Use Case, der immer wichtiger wird: Mit einem Online-Tool kannst du Weiterbildung dezentralisieren. Ein Präsenz Training wird schwierig und vor allem teuer, wenn ein Unternehmen Standorte in ganz Deutschland oder sogar international verteilt hat. Für so einen Fall ist es besonders wichtig, dass die Software-Lösung flexibel zugängig ist. Das heißt, dass du sie am Handy genauso gut nutzen kannst wie am Tablet oder am Computer.
Teil 2: Die Auswahl an Software-Anbietern
Wenn ich jetzt intern alle Voraussetzungen geklärt habe – wie finde ich Software-Anbieter, die zu unserem Unternehmen und Use Case passen?
Das ist nicht so leicht zu beantworten. Mittlerweile gibt es sehr viele Anbieter und alle haben unterschiedliche Schwerpunkte. Neben den harten Kriterien von der Vorauswahl würde ich genau schauen:
Passt die Training Software zu unserer Unternehmensphilosophie?
Wie gut ist die Software zu bedienen? Und zwar aus Anwender- wie aus Admin-Perspektive!
Was wird mir neben dem Produkt noch so geboten? Wie ist der Support und erhalte ich auch Unterstützung bei der inhaltlichen Umsetzung?
Teil 3: Die Gespräche mit dem Software-Anbieter
Es ist soweit – Stell dir vor, du sprichst mit einer Personalentwicklerin, ob blink.it die geeignete Training Software ist. Wie läuft dann ein ideales Gespräch ab?
Ideal ist ein Gespräch, wenn beide Seiten zufrieden ist. Ich möchte niemandem etwas verkaufen, das nicht passt! Deshalb ist es sehr hilfreich, wenn mein Gesprächspartner gut vorbereitet ist. Wobei es drei Typen von Gesprächen gibt: Von völlig unvorbereitet bis zum riesigen Anforderungskatalog, der dann oft realitätsfern ist. Ideal ist die Mitte: Wenn du vor dem Gespräch einen groben Entwurf hast, aber gleichzeitig offen für das Tool bist.
Im Erstgespräch ist Offenheit unglaublich wichtig, denn da geht's wie beim ersten Date um die Chemie. Zu einzelnen Kritikpunkten gibt es später vielleicht Workarounds. Selbstverständlich sollte die Training Software nicht ein einziger Workaround sein, aber realistisch ist eine Passung von 80-90% zwischen Software und Unternehmen.
Gibt es Punkte, die Personalentwickler bei der Suche nach einer Training Software häufiger vergessen?
Viele Personalentwickler sind sehr gut vorbereitet, was die technischen und logistischen Anforderungen an das Tool angeht. Was häufig vergessen wird, ist die inhaltliche Seite, die Content-Erstellung. Viele investieren viel Zeit und Energie in die Auswahl der Plattform. Doch am Ende ist das Tool eben nur das – ein Tool. Deshalb wäre mein abschließender Tipp:
Plant den Content für die Online Training Software von Anfang an mit ein! Die Plattform selbst hat nur etwa 20% Anteil – sowohl am Lernerfolg als auch am Zeitaufwand der Vorbereitung.
Fazit
Die passende Training Software für Unternehmen verbindet einfache Bedienung mit den Funktionen und Rahmenbedingungen, die für den konkreten Weiterbildungseinsatz tatsächlich benötigt werden.
Vor der Suche sollten Unternehmen deshalb ihre wichtigsten Anforderungen, Ausschlusskriterien und Use Cases klären. Dabei lohnt es sich, nicht nur IT, Datenschutz und Personalentwicklung einzubeziehen, sondern auch die Perspektive der späteren Anwender zu berücksichtigen.
Genauso wichtig ist der Blick über die Software hinaus: Eine Lernplattform schafft die technischen Voraussetzungen für digitale Weiterbildung, gute Lerninhalte und ein durchdachtes Lernkonzept entstehen jedoch nicht automatisch. Die Content-Erstellung sollte deshalb von Anfang an Teil der Planung sein.
Häufige Fragen und Antworten
Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl einer Training Software achten?
Wichtig sind die konkreten Lernziele und Einsatzbereiche sowie Rahmenbedingungen wie Datenschutz, technische Anforderungen und interne Vorgaben. Auch Nutzerfreundlichkeit, Support und Möglichkeiten zur Content-Erstellung sollten berücksichtigt werden.
Wer sollte an der Auswahl einer Training Software beteiligt sein?
Neben der Personalentwicklung sollten je nach Unternehmen beispielsweise IT, Datenschutz, Betriebsrat und die späteren Anwender einbezogen werden. So lassen sich wichtige Must-Haves und Ausschlusskriterien frühzeitig festlegen.
Wie wichtig ist Nutzerfreundlichkeit bei einer Training Software?
Nutzerfreundlichkeit ist sowohl für Mitarbeiter als auch für Administratoren entscheidend. Eine Software kann fachlich viele Anforderungen erfüllen, verliert aber ihren Nutzen, wenn sie im Arbeitsalltag zu kompliziert zu bedienen ist.
Warum sollte die Content-Erstellung schon bei der Software-Auswahl berücksichtigt werden?
Die Software stellt lediglich den technischen Rahmen für digitale Weiterbildung bereit. Unternehmen sollten deshalb frühzeitig klären, wie Lerninhalte erstellt, gepflegt und in das Weiterbildungskonzept integriert werden sollen.
