Die Azubis kommen! So gelingt die Einarbeitung einfach & zeitsparend

Neue Kollegen und Kolleginnen einzuarbeiten ist immer eine Herausforderung: Einarbeitung bedeutet immerhin, dass der Fokus vom Alltagsgeschäft weg-, und zu Wissensvermittlung und Unterstützung hingelenkt wird. Bei Auszubildenden, die jetzt im September in Unternehmen kommen, ist der Prozess oft sogar noch intensiver. Hier müssen Betreuende, Teamleiter und Personalverantwortliche noch weiter vorn im Lernprozess beginnen als bei Berufserfahrenen.

Die Herausforderung: Viel Wissen in kürzester Zeit vermitteln

Die Ziele der ersten Wochen mit den neuen Auszubildenden sind klar:

• Den Ablauf der nächsten 2-3 Jahre klar kommunizieren
• Nötiges Basiswissen zum Unternehmen und wichtigen Prozessen vermitteln
• Ein Kennenlernen gewährleisten, um die Auszubildenden schnell zu integrieren
• ...und dabei noch einen produktiven Arbeitsalltag aufrecht zu erhalten.

Das alles zusammen genommen ist eine große zeitliche Belastung für Verantwortliche – und eine kognitive Herausforderung für die Auszubildenden, die sich sehr viel Wissen in wenig Zeit aneignen müssen: Von Arbeitssicherheit über den Umgang mit neuen Tools und die Namen der vielen neuen Personen, bis hin zur besonders wichtigen Bedienung der Kaffeemaschine! :-)

All dieses Wissen müssen Verantwortliche und Betreuende nicht nur vermitteln: Die Auszubildenden müssen es auf verstehen, verarbeiten und jederzeit griffbereit haben. Nur so wird schnell ein reibungsloser Arbeitsalltag möglich.

Die Herausforderung bei Auszubildenden: Viel Wissen in kürzester Zeit vermitteln, ohne den Arbeitsalltag aus dem Fokus zu verlieren

Lösungsansatz: Digital gestütztes Onboarding für Azubis

Damit die Einarbeitung schnell und nachhaltig gelingt, ist es wichtig, dass der Lernprozess zur Zielgruppe passt. Dafür musst du deine Zielgruppe gut kennen: Der größte Unterschied zwischen erfahrenen neuen Mitarbeitern und Auzubildenden ist oftmals das Alter: Das Durchschnittsalter von Auszubildenden liegt bei rund 20 Jahren. Damit gehören Azubis größtenteils zur "Generation Z".

Was macht die Auszubildenden der Generation Z aus?

• Digital Natives: Aufgewachsen mit digitalen Technologien.
• Selbstverständliche Nutzung von Smartphones und Tablets.
• Geübt im Umgang mit digital / online verfügbarem Wissen.
• tendenziell Ablehnung von Printmedien wie Bücher und Zeitschriften
• Kommunikation über Smartphones, Clouds, Apps und Soziale Netzwerke

Nutze diese Merkmale und Gewohnheiten für dich! Daraus kannst du direkt ableiten, wie die Einarbeitung für junge Auszubildende aussehen sollte, damit sie effektiv und motivieren ist:

So solltest du Einarbeitung für Auszubildende gestalten

• Fokus auf digitale Medien, wenig Printmedien wie klassische Handbücher
• Wissen jederzeit verfügbar (learning on demand)
• Wissen ist flexibel auf mobilen Geräten verfügbar, beispielsweise Smartphone oder Tablet
• Passende Geräte am Arbeitsplatz sind direkt verfügbar
• Flexible Zeiteinteilung für Lernen direkt am Arbeitsplatz, alternativ Lernzeiten einrichten
• Biete direkten Austausch mit Mit-Azubis und Kontakt mit den Ausbildenden (Spannend dazu: Studie von AUBI-Plus zu den Wünschen von Azubis bei E-Learning)

All diese Punkte erfüllt ein neuartiges Lernkonzept, das "Blended Onboarding" genannt wird.

Azubis digital gestützt einarbeiten mit "Blended Onboarding"

Den Begriff "Blended Learning" kennst du sicherlich aus dem Bereich der Weiterbildung: Die Verbindung von Online- und Präsenzlernen. "Blended Onboarding" ist direkt daran angelehnt: Die Verbindung von Lerninhalten in einem Online-Kurs mit persönlichen Live-Sessions.

Vorteile von Blended Onboarding für Betrieb und Auszubildende

Praxis: Beispiel-Onlinekurs für die Einarbeitung von Azubis

Im folgenden siehst du einen Online-Kurs auf der blink.it-Lernplattform, mit der das Konzept "Blended Onboarding" entwickelt wurde. Der Kurs passt sicherlich nicht auf alle Ausbildungsberufe, gibt dir aber eine erste Idee für die praktische Umsetzung:

Beispiel für einen begleitenden Online-Kurs für Auszubildende in den ersten Tagen/Wochen. Quelle: blink.it Plattform

Klare Strukturen im Onboarding-Kurs

Der Kurs ist so eingestellt, dass die Inhalte automatisch nacheinander freigegeben werden. Das macht den Online-Kurs für dich und die Auszubildenden übersichtlicher und bringt mehr Struktur rein. Empfehlung: Plane die Inhalte nach Wochen, wenn du mehr als ein paar Basisinhalte hast (Woche 1: Alle Inhalte zu Thema 1– Woche 2: Alle Inhalte zu Thema 2 usw.) und erstelle einen Onboardingplan mithilfe des Leitfadens "Blended Onboarding in Unternehmen".

Schnelle Integration durch Fragestunden

Damit aus dem Onlinekurs ein Blended Onboarding wird, planst du noch Q&A-Sessions zu Themen ein, bei denen Rückfragen absehbar sind, oder bei denen eine zusätzliche persönliche Betreuung sinnvoll ist. In diesen Fällen sind die Onlineinhalte die Vorbereitung, damit die Fragestunden produktiv ablaufen. Empfehlung: Plane täglich min. 15 Minuten Q&A-Session ein. Plane Q&A-Sessions mit unterschiedlichen Ansprechpartnern und Kollegen, um die Integration der Azubis zu stärken.

"Recycling" im Online-Kurs spart Zeit!

Außerdem kannst du auf der blink.it Plattform die Inhalte "recyceln": Einige Informationen sind sicherlich nicht nur für Auszubildende wichtig, sondern auch für andere neue Mitarbeiter, Praktikanten, Werkstudenten, ... Beispielsweise Sicherheitsthemen oder Lagepläne. Empfehlung: Lege dir einen Basiskurs als Vorlage an, der alle Inhalt enthält, die für alle Neuen wichtig sind. Kopiere dir diesen Basiskurs und ergänze ihn um spezifische Inhalte. So sparst du zusätzlich Zeit und kannst sicher sein, dass alle Personen im Betrieb die gleichen Informationen bekommen. Nur das Begrüßungsvideo solltest du bzw. die betreuende Person für jeden Neuling individuell erstellen – das erhöht die Bindung von Anfang an. Am einfachsten ist es, Videos mit dem Smartphone zu erstellen.

Fazit: Zeit und Nerven bei der Einarbeitung von Azubis sparen

Das Konzept Blended Onboarding bietet alles, was für die Einarbeitung von Auszubildenden wichtig ist: Du sparst Zeit als Verantwortlicher oder Ausbilder, da Online-Inhalte flexibel angepasst und jedes Jahr wieder verwendet werden können. Es lässt junge Auszubildende in ihrer gewohnten digitalen Umgebung eigenständig lernen. Dazu ermöglicht es intensiven persönlichen Kontakt und Unterstützung. Und entlastet so Verantwortliche und Azubis, um einen reibungslosen Einstieg zu ermöglichen. Nutze also moderne, digitale Lernkonzepte nicht nur für die Weiterbildung, sondern auch für die neue Generation in deinem Unternehmen!