Wenn Unternehmen sich mit digitaler Weiterbildung beschäftigen, taucht eine Frage in der Regel sehr früh auf: “Was kostet E-Learning eigentlich?” Häufig entsteht dabei der Eindruck, E-Learning sei automatisch günstiger als Präsenzschulungen, weil Reisekosten, Raummieten und feste Termine dabei ausfallen. Diese Sichtweise greift jedoch zu kurz.
E-Learning-Kosten lassen sich nicht auf einen einzelnen Posten reduzieren. Sie entstehen an verschiedenen Stellen gleichzeitig und entwickeln sich über die Zeit weiter. Wer E-Learning-Kosten realistisch berechnen möchte, muss digitales Lernen als dauerhaften Lernprozess verstehen, und nicht als einmaliges Projekt.
In diesem Artikel erfährst du, welche 5 Kostenfaktoren im E-Learning für Unternehmen entscheidend sind, warum sie häufig unterschätzt werden und wie sie sich sinnvoll einordnen lassen. Das Ziel ist hier aber keine Preisliste, sondern Verständnis dafür, wo Kosten tatsächlich entstehen und wovon sie abhängen.
Was bedeutet es, E-Learning-Kosten realistisch zu berechnen?
E-Learning-Kosten entstehen nicht nur bei der Einführung, sondern über den gesamten Lebenszyklus eines Lernangebots hinweg. Sie hängen unter anderem davon ab:
welche Lernziele verfolgt werden
wie groß und heterogen die Zielgruppen sind
ob Inhalte erstellt, gekauft oder kombiniert werden
wie stark E-Learning organisatorisch verankert ist
Ein häufiger Fehler besteht darin, nur die Startkosten zu betrachten. In der Praxis sind jedoch die laufenden und indirekten Kosten mindestens genauso relevant. Genau hier unterscheiden sich realistische Kalkulationen von optimistischen Annahmen.
Warum Unternehmen E-Learning-Kosten häufig unterschätzen
Viele Unternehmen beginnen ihre Kostenbetrachtung mit der reinen Technik des digitalen Lernens. Die zentrale Frage lautet dann: “Was kostet eine Lernplattform?” Diese Frage ist natürlich berechtigt, aber sie beantwortet nur einen kleinen Teil der Gesamtkosten.
Die eigentlichen Kostentreiber liegen häufig in Bereichen, die nicht sofort sichtbar sind:
konzeptionelle Vorarbeit
interne Abstimmung und Koordination
Pflege und Aktualisierung von Lerninhalten
Organisation des alltägliche Betriebs
Wird E-Learning ausschließlich als technisches Projekt verstanden, entstehen schnell unrealistische Erwartungen. Später zeigt sich dann häufig, dass Zeit, Personal und Budget nicht ausreichen. Eine ganzheitliche Betrachtung hilft dabei, solche Effekte von Anfang an zu vermeiden.
Kostenfaktor 1: Konzeption und didaktische Planung
Der erste große Kostenfaktor entsteht vor der eigentlichen Umsetzung. Ohne klare Konzeption bleibt E-Learning inhaltlich beliebig oder wird von den Lernenden nicht angenommen.
Zur konzeptionellen Planung gehören unter anderem:
eine Analyse der Zielgruppen und ihres Vorwissens
die Definition konkreter Lernziele
eine Auswahl geeigneter Lernformate
die Strukturierung der Inhalte in sinnvolle Lerneinheiten
die Festlegung von Lernpfaden und Wiederholungen
Diese Phase entscheidet maßgeblich darüber, wie effizient spätere Inhalte erstellt werden können. Unklare Lernziele oder fehlende Struktur führen später zu Mehraufwand bei Content, Betreuung und Auswertung.
Gerade in Unternehmen wird dieser Aufwand häufig unterschätzt, weil er intern anfällt. Die Arbeitszeit von Personalentwicklern, Fachabteilungen oder Projektverantwortlichen taucht nicht als Rechnung auf, die bezahlt werden muss, aber sie ist ein realer Kostenfaktor.
Kostenfaktor 2: Lerninhalte erstellen, einkaufen oder kombinieren
Lerninhalte sind einer der größten und variabelsten Kostenfaktoren im E-Learning. Hier treffen Unternehmen grundlegende strategische Entscheidungen, die sich direkt auf Budget und Aufwand auswirken. Grundsätzlich lassen sich drei Ansätze unterscheiden:
1. Eigene Lerninhalte erstellen
Viele Unternehmen entwickeln ihre Inhalte selbst, insbesondere wenn es um internes oder unternehmensspezifisches Wissen geht. Typische Kosten entstehen durch diese Faktoren:
Arbeitszeit interner sowie ggf. externer Experten
didaktische Aufbereitung der Inhalte
Erstellung von Texten, Präsentationen und Videos
Abstimmungs- und Freigabeprozesse
laufende Aktualisierung
Dieses Modell bietet eine maximale Passgenauigkeit an den Einsatzzweck des Lernmaterials. Gleichzeitig ist es aber sehr ressourcenintensiv, vor allem wenn Inhalte häufig überarbeitet bzw. aktualisiert werden müssen. Dieser Arbeitsaufwand endet nicht mit der ersten Version, sondern begleitet den gesamten Lebenszyklus eines Online-Kurses.
2. Fertige Kurspakete kaufen
Für standardisierte Themen entscheiden sich viele Unternehmen dafür, fertige Kurspakete einzukaufen. Besonders bei Pflichtschulungen ist dieser Ansatz verbreitet. Die typischen Einsatzbereiche sind:
Arbeitssicherheit
Datenschutz
Compliance
allgemeine Grundlagen-Themen
Der Kauf fertiger Kurse bietet dabei klare Vorteile:
schneller Einsatz ohne lange Vorlaufzeit
fachlich geprüfte und rechtlich aktuelle Inhalte
gut planbare Kosten
Demgegenüber stehen jedoch laufende Lizenzkosten und begrenzte Anpassungsmöglichkeiten. Für klar definierte Themen ist dieser Ansatz jedoch oft wirtschaftlich sinnvoll und organisatorisch entlastend.
3. Eigene Inhalte und fertige Kurse kombinieren
In der Praxis nutzen viele Unternehmen Mischmodelle aus den Punkten 1 und 2: Dabei werden standardisierte Lerninhalte eingekauft und Kurse mit unternehmensspezifischem Wissen selbst erstellt.
Dieses Vorgehen kombiniert Effizienz und Individualität. Gleichzeitig erfordert es aber klare Zuständigkeiten und Transparenz, damit Pflegeaufwand, Kosten und Verantwortlichkeiten für die einzelnen Kurse nachvollziehbar bleiben.
Kostenfaktor 3: Lernplattform und technische Infrastruktur
Ein zentraler Bestandteil der E-Learning-Kosten ist die technische Infrastruktur, auf der digitales Lernen überhaupt möglich wird. Sie besteht in der Regel nicht aus einem einzelnen Tool, sondern aus mehreren technischen Bausteinen, die zusammenspielen.
Zu diesem Kostenfaktor gehören insbesondere folgende Elemente:
1. Lernplattform (Learning Management System)
Das Herzstück der technischen Infrastruktur ist die Lernplattform, oft auch als Learning Management System bezeichnet. Sie bildet die Grundlage für:
Bereitstellung von Kursen und Lerninhalten
Verwaltung von Teilnehmenden
Steuerung von Lernfortschritten
Dokumentation und Auswertung
Hier entstehen Kosten durch Nutzungs- oder Lizenzmodelle sowie durch den laufenden Betrieb der Plattform.
2. Einrichtung und Konfiguration der Plattform
Bevor E-Learning genutzt werden kann, muss die Lernplattform eingerichtet und an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Dazu zählen zum Beispiel:
Anlegen von Rollen und Berechtigungen
Strukturierung von Kursbereichen
Konfiguration von Zertifikaten oder Abschlussregeln
Anpassung an interne Abläufe
Dieser Aufwand fällt häufig einmalig zu Beginn an, kann aber bei komplexeren Anforderungen auch später erneut entstehen.
3. Schnittstellen und angebundene Systeme
In vielen Unternehmen ist E-Learning nicht isoliert, sondern Teil einer bestehenden Systemlandschaft. Entsprechend entstehen Kosten durch technische Anbindungen, zum Beispiel an:
HR- oder Personalverwaltungssysteme
Zeiterfassung oder Dokumentationssysteme
Identitäts- und Benutzerverwaltung
Solche Schnittstellen sorgen für automatisierte Prozesse, erhöhen aber den technischen Aufwand in Einrichtung und Wartung.
4. Technischer Support und Betrieb
Auch im laufenden Betrieb entstehen technische Kosten. Dazu zählen unter anderem:
technischer Support bei Fragen oder Problemen
Wartung und Updates
Sicherstellung von Verfügbarkeit und Datensicherheit
Diese Kosten sind oft planbar, werden aber in frühen Kalkulationen häufig unterschätzt.
Insgesamt gilt: Die technische Infrastruktur verursacht meist gut kalkulierbare Kosten. Entscheidend ist jedoch nicht allein der Preis einzelner Tools, sondern wie gut die technischen Bausteine zusammenspielen und die geplanten Lernprozesse unterstützen. Eine scheinbar günstige Lösung kann langfristig teuer werden, wenn sie zusätzlichen manuellen Aufwand verursacht oder Lernprozesse unnötig verkompliziert.
Kostenfaktor 4: Interne Ressourcen und organisatorischer Betrieb
Neben Technik und Inhalten entstehen E-Learning-Kosten vor allem durch interne personelle Ressourcen. Digitales Lernen funktioniert nicht automatisch, sondern muss organisiert, betreut und gesteuert werden. Diese Aufgaben werden häufig unterschätzt, da sie im Arbeitsalltag ”nebenbei“ erledigt werden.
Zum organisatorischen Betrieb von E-Learning gehören typischerweise mehrere Rollen und Tätigkeiten:
1. Administration der Lernplattform
Für den Betrieb der Lernplattform wird mindestens eine administrative Rolle benötigt. Diese Person oder dieses Team übernimmt Aufgaben wie:
Anlegen und Verwalten von Nutzerkonten
Zuweisung von Kursen und Lernpfaden
Pflege von Gruppen, Rollen und Berechtigungen
Überwachung von Laufzeiten und Absolvierungs-Fristen
Auch wenn viele dieser Prozesse technisch unterstützt sind, entsteht hier ein kontinuierlicher Zeitaufwand, insbesondere bei größeren Zielgruppen oder regelmäßigen Schulungen.
2. Kursbetreuung und Lernbegleitung
Je nach Lernformat benötigen die Kursteilnehmer fachliche oder organisatorische Unterstützung. Dazu zählen unter anderem:
Beantwortung inhaltlicher Rückfragen
Moderation von Kursen oder Lernphasen
Begleitung bei Pflichtschulungen
Unterstützung bei technischen Einstiegshürden
Diese Aufgaben werden häufig von Fachabteilungen, Trainern oder der Personalentwicklung übernommen. Der zeitliche Aufwand steigt mit der Anzahl der Kursteilnehmer und der Komplexität der Lerninhalte.
3. Auswertung, Dokumentation und Nachweise
Ein weiterer Teil des organisatorischen Betriebs ist die Auswertung von Lernergebnissen. Dazu gehören:
Kontrolle von Teilnahmequoten
Nachverfolgung von Kurs-Abschlüssen
Dokumentation für interne oder externe Nachweise (Zertifikate)
Bereitstellung von Reports für Führungskräfte oder Audits
Gerade bei Pflichtschulungen oder regulierten Themen ist dieser Aufwand nicht optional, sondern zwingend erforderlich.
4. Abstimmung mit Fachabteilungen und Organisation
E-Learning findet innerhalb eines Unternehmens nicht isoliert statt. Die Inhalte, Termine und Anforderungen müssen regelmäßig mit Fachabteilungen abgestimmt werden, zum Beispiel bei:
neuen oder geänderten Inhalten
rechtlichen Anpassungen
organisatorischen Änderungen
neuen Zielgruppen
Diese Koordinationsarbeit ist zeitintensiv, wird aber in Kostenkalkulationen häufig nicht explizit berücksichtigt.
Zusammengefasst entstehen bei Kostenfaktor 4 laufende personelle Aufwände, die unabhängig von der Technik anfallen. Je stärker E-Learning im Unternehmen genutzt wird, desto relevanter wird dieser Kostenfaktor. Eine realistische Kalkulation berücksichtigt deshalb nicht nur die Software-Tools, sondern auch die Menschen, die das digitale Lernen im Alltag möglich machen.
Kostenfaktor 5: Pflege, Weiterentwicklung und Skalierung
Das Projekt “E-Learning“ endet nicht mit der Einführung im Unternehmen. Kurse, Formate und Zielgruppen müssen kontinuierlich überprüft, angepasst und weiterentwickelt werden. Daraus entstehen laufende Kosten, die nicht aus einzelnen Maßnahmen bestehen, sondern aus wiederkehrenden Anpassungen.
Typische Aufwände in diesem Kostenfaktor sind:
Inhaltliche Aktualisierung von Kursen, etwa bei neuen internen Prozessen, Produktänderungen oder rechtlichen Vorgaben
Überarbeitung bestehender Lernformate, wenn sich Zielgruppen, Lernziele oder didaktische Anforderungen ändern
Erweiterung des Kursangebots, zum Beispiel durch neue Themen oder zusätzliche Module
Skalierung auf weitere Zielgruppen, Standorte oder Unternehmensbereiche
Diese Anpassungen erfolgen selten als großes Projekt, sondern schrittweise im laufenden Betrieb. Genau deshalb werden sie in der Kostenplanung häufig unterschätzt.
Wichtig ist: Je besser E-Learning konzipiert und strukturiert ist, desto geringer fällt der Aufwand für Pflege und Weiterentwicklung aus. Dennoch bleibt dieser Kostenfaktor unvermeidbar, wenn digitales Lernen langfristig wirksam und aktuell bleiben soll.
Fazit: Die Kosten für E-Learning setzen sich aus 5 Faktoren zusammen
Die Kosten für E-Learning in Unternehmen ergeben sich aus der Summe von Konzeption, Lerninhalten, technischer Infrastruktur, internen Ressourcen sowie der laufenden Pflege und Weiterentwicklung.
Als Faustformel lassen sich die E-Learning-Kosten auf diese 5 zentralen Faktoren herunterbrechen:
Konzeption und didaktische Planung
Der Aufwand für Lernziele, Struktur und didaktische Gestaltung bildet die Grundlage aller weiteren Kosten.Lerninhalte
Ob Inhalte selbst erstellt, fertige Kurspakete eingekauft oder beide Ansätze kombiniert werden, hat direkten Einfluss auf Budget und laufenden Aufwand.
Lernplattform und technische Infrastruktur
Die technische Basis ermöglicht digitales Lernen, verursacht planbare Kosten und beeinflusst, wie effizient Lernprozesse umgesetzt werden können.Interne Ressourcen und organisatorischer Betrieb
Administration, Betreuung, Auswertung und Abstimmung sorgen dafür, dass E-Learning im Alltag tatsächlich funktioniert.Pflege, Weiterentwicklung und Skalierung
Inhalte und Lernangebote müssen regelmäßig aktualisiert, erweitert und an neue Anforderungen angepasst werden.
Wer E-Learning-Kosten berechnen möchte, sollte diese 5 Faktoren gemeinsam betrachten. Erst ihr Zusammenspiel ergibt eine realistische Kalkulation. E-Learning ist keine kurzfristige Sparmaßnahme, sondern eine strategische Investition, deren Wirtschaftlichkeit vor allem dann entsteht, wenn sie langfristig geplant und konsequent betrieben wird.
